Data Retention & Evidence Governance Policy
Firmato applica criteri di conservazione differenziati in funzione di finalità, obblighi normativi, sicurezza, istruzioni del cliente e necessità probatorie.
1. Account e contratti
Dati account e contrattuali sono conservati durante il rapporto e successivamente per obblighi amministrativi, fiscali, difensivi e prescrizionali applicabili.
2. Evidence Vault
Per Contract Room completate Firmato può creare una copia tecnica del documento finale, un dossier JSON, hash SHA-256 e riferimenti alla timeline probatoria. L’Evidence Vault interno non equivale, da solo, a un servizio di archiviazione elettronica qualificato ai sensi eIDAS.
3. Retention
Il cliente può configurare una data di retention. Il decorso della retention rende l’evidenza eleggibile a un successivo processo di disposizione governata; non determina una cancellazione automatica immediata.
4. Legal Hold
In presenza di contenzioso, audit, indagine, obbligo normativo o altra necessità documentata può essere applicato un Legal Hold che sospende la disposizione dell’evidenza fino alla sua revoca autorizzata.
5. Log di sicurezza
I log sono conservati per un periodo proporzionato a sicurezza, investigazione di incidenti e accountability, con accesso limitato.
6. Cancellazione
Alla cessazione o alla scadenza della retention si applicano procedure governate di restituzione, cancellazione o ulteriore conservazione secondo contratto, obblighi di legge, Legal Hold e backup tecnici.
7. Versionnement, primauté et conservation de la preuve
Firmato conserve la version du document mise à disposition et, lorsque le parcours applicatif le prévoit, la preuve de sa consultation ou de son acceptation avec la date, le compte concerné et les informations techniques d’audit. Les modifications substantielles peuvent imposer une nouvelle information ou acceptation. La langue et le pays constituent deux paramètres distincts : la langue détermine la version linguistique, tandis que le pays détermine le complément national applicable.