Data Retention & Evidence Governance Policy
Firmato applica criteri di conservazione differenziati in funzione di finalità, obblighi normativi, sicurezza, istruzioni del cliente e necessità probatorie.
1. Account e contratti
Dati account e contrattuali sono conservati durante il rapporto e successivamente per obblighi amministrativi, fiscali, difensivi e prescrizionali applicabili.
2. Evidence Vault
Per Contract Room completate Firmato può creare una copia tecnica del documento finale, un dossier JSON, hash SHA-256 e riferimenti alla timeline probatoria. L’Evidence Vault interno non equivale, da solo, a un servizio di archiviazione elettronica qualificato ai sensi eIDAS.
3. Retention
Il cliente può configurare una data di retention. Il decorso della retention rende l’evidenza eleggibile a un successivo processo di disposizione governata; non determina una cancellazione automatica immediata.
4. Legal Hold
In presenza di contenzioso, audit, indagine, obbligo normativo o altra necessità documentata può essere applicato un Legal Hold che sospende la disposizione dell’evidenza fino alla sua revoca autorizzata.
5. Log di sicurezza
I log sono conservati per un periodo proporzionato a sicurezza, investigazione di incidenti e accountability, con accesso limitato.
6. Cancellazione
Alla cessazione o alla scadenza della retention si applicano procedure governate di restituzione, cancellazione o ulteriore conservazione secondo contratto, obblighi di legge, Legal Hold e backup tecnici.
7. Versionamento, prevalenza e conservazione della prova
Firmato conserva la versione del documento resa disponibile e, ove previsto dal flusso applicativo, la relativa accettazione con data, account e informazioni tecniche di audit. Le modifiche sostanziali possono richiedere una nuova presa visione o accettazione. La lingua e il Paese sono variabili distinte: la lingua determina la versione linguistica, mentre il Paese determina l’integrazione nazionale applicabile.